vastgesteld in bestuursvergadering
d.d. 20 juni 2018.


Mede door de invoering van het de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, is het voor het Dorpshuis het Trefpunt per 25 mei 2018 noodzakelijk geworden om een privacy beleid op te stellen.

Het Trefpunt zet zich conform de statuten in om de inwoners van de kern Marken (maar ook regionaal) een zo volledig mogelijk pakket van sociaal, cultureel en educatieve zaken aan te bieden. Het Dorpshuis wordt geëxploiteerd door vrijwilligers, waaronder het bestuur en de werkgroepen.

Daarvoor worden ingeval gegevens van deelnemers aan een cursus en aan de fitness alsmede van de vrijwilligers gevraagd. Vanzelfsprekend hechten wij groot belang aan de privacy van onze deelnemers en vrijwilligers en daarom gaan wij ook zorgvuldig met de gegevens om. Daarom vragen wij alleen de gegevens die nodig zijn om het werk van Het Trefpunt uit te voeren. Het Trefpunt wisselt deze gegevens niet uit met andere partijen en zal de gegevens niet aan andere partijen verkopen. Sommige gegevens zijn wij (wettelijk) verplicht te vragen, denk aan de automatische incasso’s.

Hieronder staat in detail beschreven hoe wij met de persoonsgegevens. Per categorie is aangegeven welke we bewaren, waarom we dat doen en hoe lang we de gegevens bewaren. Zo voldoen we aan de AVG.

Cursusdeelnemer:

  • Naam;
  • Adres;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Ingangsdatum;
  • Tenaamstelling (bij de bank) en
  • rekeningnummer voor de (eenmalige) automatische incasso.

Voor de inschrijving zijn natuurlijk de naw-gegevens nodig en het emailadres. Voor wijzigingen in de cursus is het telefoonnummer handig om bijvoorbeeld bij ziekte van de docent snel te kunnen reageren. Bij een incassobetaling is er wettelijk voorgeschreven welke gegevens benodigd zijn. De gegevens worden beheerd door de cursusadministratie van het Trefpunt . Na afloop van het cursusjaar worden de gegevens van de cursusdeelnemers vernietigd.

 

Fitnessdeelnemer:

  • Naam;
  • Adres;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum;
  • Ingangsdatum;
  • Tenaamstelling (bij de bank);
  • Maandelijkse bedrag (afhankelijk van abonnementsvorm).

Voor de inschrijving zijn natuurlijk de naw-gegevens nodig en het emailadres. Voor wijzigingen in de fitness is het telefoonnummer nodig om bijvoorbeeld bij ziekte snel te kunnen reageren. Bij een incassobetaling is er wettelijk voorgeschreven welke gegevens benodigd zijn. Omdat er een minimum leeftijd geldt, is opgave van de geboortedatum nodig. De gegevens worden bewaard in Dropbox en zijn niet toegankelijk voor derde. Alleen de fitnessadministratie heeft toegang tot deze gegevens en de bank voor de automatische incasso.
Na afloop van deelname aan de fitness worden de gegevens vernietigd na twee jaar.

 

Vrijwilliger:

  • Naam
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoon
  • emailadres

De vrijwilliger biedt zich aan voor werkzaamheden c.q. activiteiten voor Dorpshuis het Trefpunt. Dan zijn de NAW-gegevens vereist en een telefoonnummer. Vrijwilligers worden via email benaderd voor activiteiten. Eenmaal per jaar worden de vrijwilligers door het bestuur per brief uitgenodigd voor de medewerkers avond. Deze gegevens worden daarom alleen bij het bestuur/secretariaat bijgehouden.

Na een afmelding als vrijwilliger worden de gegevens door het secretariaat verwijderd.

 

Aldus vastgesteld op woensdag 20 juni 2018.